Täydellinen seuranta kuulostaa hyvältä tavoitteelta. Jokainen tapahtuma oikein, jokainen summa paikallaan ja kaikki aina ajan tasalla.
Käytännössä täydellisyys voi olla aika huono mittari. Jos järjestelmä vaatii niin paljon työtä, ettei sitä enää käytä, sentilleen oikein ollut alku ei auta pitkään.
Toinen ääripää ei sekään oikein toimi. Jos kirjaa vain palkan ja pari suurinta laskua, kokonaisuus voi näyttää rauhalliselta samalla kun pienemmistä menoista, lainoista tai puuttuvista tapahtumista kasvaa vähitellen melkoinen aukko.
Sopiva tarkkuus on sellainen, että kysymykseen uskaltaa vastata: tiedänkö oikeasti suunnilleen, missä mennään?
Käytännössä riittävä tarkkuus
Useimmiten tärkeimpiä ovat tulot, tavalliset laskut, lainat, varat ja poikkeavat suuremmat menot. Niistä näkee jo talouden päälinjan.
Nykyisestä kuukaudesta saa jo hyötyä, vaikka vanhoista kuukausista puuttuisi tapahtumia tai lainasaldoja. Niitä voi täydentää myöhemmin.
Jonkinlainen tarkistus tarvitaan silti. Vastaavatko merkinnät pankkitilin tapahtumia?
Valmis kuukausi tuntuu hyvältä
Manuaalisessa seurannassa on yksi vähän hankalasti selitettävä puoli. Kun kuukausi on käyty läpi, se on valmis.
Kuukausi voi olla miinuksella. Laskuja voi olla liikaa ja auton huolto osua mahdollisimman huonoon kohtaan.
Silti siitä voi tulla onnistumisen tunne. Ainakin tiedän tarkkaan, missä mennään. Minun ei tarvitse yhdistellä tilin saldoa, muistikuvaa maksamattomista laskuista ja epämääräistä tunnetta siitä, että jotain taisi unohtua.
Palkinnolta tuntuu se, että luvut on käyty läpi.
Mitä jäi puuttumaan?
Puuttuvia tietoja voi tarkistaa Exordan täsmäytyksellä.
Exordassa käyttäjän oma käsitys tapahtumista tulee ensin. Pankista vietyä aineistoa voi sen jälkeen verrata siihen.
Exorda etsii todennäköisiä osumia jo kirjattuihin tapahtumiin. Se erottaa aiemmin tuodut pankkirivit, lähdeaineiston kaksoisrivit ja tarkistamista vaativat kohdat. Käyttäjä päättää, mitä tuodaan, mitä jätetään pois ja mitä pitää vielä korjata.
Pankkiaineisto toimii silloin tarkistuksena. Se vastaa kysymykseen siitä, ovatko omat merkinnät samat kuin pankin tapahtumat.
Täsmäytyksen voi tehdä samalle kuukaudelle uudelleen. Jos tuonti pitää perua, peruminen koskee vain kyseisen täsmäytysajon luomia tapahtumia. Käsin kirjatut tapahtumat eivät katoa sen mukana.
Seurannan tarkkuus vaihtelee
Jossain kuussa riittää, että pääasiat ovat mukana. Toisessa kuussa voi olla järkevää tarkistaa jokainen rivi, koska rahaa on tavallista tiukemmin tai tapahtumia on muuten paljon.
Exorda voi historian kertyessä tunnistaa toistuvia tuloja ja menoja ja nostaa näkyviin kirjauksia, joita kuluvalta kuukaudelta saattaa vielä puuttua. Sekään ei tee kuukaudesta automaattisesti oikeaa. Se muistuttaa katsomaan.
Seuranta estää kokonaisuutta muuttumasta vähitellen arvaukseksi.